Rechnungen schreiben in Österreich – Was müssen Sie beachten?

Grundsätzliches zum Schreiben von Rechnungen in Österreich

Wenn ein Unternehmen in Österreich Umsätze erzielt, dann ist eine Rechnungsstellung zwingend vorgeschrieben. Der rechtliche Stand des Rechnungsempfängers ist hierbei nicht ausschlaggebend.

Grundlagen zum Schreiben der Rechnung

In Österreich muss eine korrekte Rechnung diverse Pflichtangaben enthalten. Die grundlegenden Angaben sollten der Name, das Ausstellungsdatum, die Kundenschrift und die Adressdaten des Rechnungsausstellers sein. Zusätzlich sollte eine Rechnungsnummer, die UID-Nummer, der Rechnungsbetrag und die vorhandenen Steuerinformationen angegeben werden. Bitte beachten: Die Vorgaben der Rechnungsausstellung unterscheidet sich bei den einzelnen Unternehmensformen. Beachten Sie dies bitte beim Schreiben der Rechnung.

Ausweisung der UstG

Wird eine Rechnung durch eine Lieferung oder Leistung zwischen zwei Unternehmen durchgeführt, muss eine Rechnung geschrieben werden. Gleiches gilt für Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen, auch wenn der Auftraggeber im Ausland weilt.

Zeitpunkt der Rechnungserstellung

Der Rechnungsgeber muss innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung über seine Dienstleistung schreiben. Liegt die Lieferung oder Leistung innerhalb der Europäischen Union, ist die Rechnung bis zum 15. Des Folgemonats auszustellen.

Rechnung per E-Mail

Eine elektronische Rechnungsstellung per E-Mail ist generell erlaubt und teilweise auch erwünscht. Für den Vorsteuerabzug muss die versendete Rechnung einen Absender ausweisen, die Inhalte korrekt und gut lesbar sein und es dürfen keine Änderungen vorgenommen worden sein. Eine Rechnung per Mail ist bei vielen Unternehmen und Privatpersonen sehr beliebt, da es eine einfache, sichere und umweltschonende Rechnungsstellung darstellt.

Angaben bei Rechnungen, die höher als 400,- € ausfallen

Folgende Angaben sind bei diesen Rechnungen zwingend zu dokumentieren:

– Den Namen und die Anschrift des Auftraggebers
– Firmeninformationen (Name, Anschrift)
– Rechnungsnummer
– Ausstellungsdatum
– Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)
– Menge und Leistungsbeschreibung
– Dienstleistungszeitraum
– ausgewiesene Steuer-Summe
– ausgewiesenes Steuerentgelt und Steuersatz

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)

Die UID muss in einer Rechnung nicht enthalten sein, wenn der Unternehmer kein Recht auf Vorsteuerabzug für erbrachte Lieferungen oder Leistungen beanspruchen kann. Dies trifft oft auf kleine Unternehmungen zu, die eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschreiten. Bei einer Rechnung von über 10.000 € ist eine Angabe der UID Nummer des Empfängers aber zwingend vorgeschrieben.

Falsch ausgestellte Rechnung

In diesem Fall kann keine Vorsteuer vom Empfänger abgezogen werden. Wenn die Steuerschuld vom Auftraggeber beglichen werden muss, kann der Vorsteuerabzug aber erfolgen.

Angaben bei Rechnungen, die niedriger als 400,- € ausfallen

Eine ausgestellte Rechnung, deren endgültige Summe weniger als 400,- € ausweist, wird als Kleinbetragsrechnung bezeichnet.

Diese Form der Rechnungsstellung ist sehr praxisbezogen gestaltet, da es sich als unökonomisch erwiesen hat, Kleinstrechnungen mit allen Elementen auszustatten. Für diese erworbenen „Kleinigkeiten“ gilt die vereinfachte Rechnungserstellung.

Folgende Angaben sind bei diesen Rechnungen zwingend zu dokumentieren:

– Den Namen und die Anschrift er beauftragten Firma
– Menge und Leistungsbeschreibung
– Datum der Rechnungserstellung
– die Gesamtsumme aus Steuer und Entgelt mit korrekten Steuersatz

Steuer-Schuld-Umkehr

Wird im Fachjargon auch Reverse Charge genannt. Bei dieser Form der Steuererbringung muss der Leistungsempfänger die Steuer an das zuständige Finanzamt abführen.
Für diese Art der Umkehr der Steuerlast müssen einige Regeln eingehalten werden:
Für diese Rechnungsform ist eine Überprüfung der richtigen Rechnungsangaben zwingend notwendig. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) muss vorhabend sein. Weiterführend ist zu dokumentieren, dass der Auftraggeber zur Abführung der Steuerlast verpflichtet ist. Die Rechnung darf vom Rechnungsersteller nur in der Netto-Summe ausgewiesen werden.

Rechnungsstellung für Kleinunternehmer

Wichtig ist hier die Definition des Kleinunternehmers in Österreich. Seit dem Jahr 2020 ist bei einem Kleinunternehmer aus Österreich die Umsatzgrenze mit maximal 35.000 € im Jahr definiert. Innerhalb der letzten 5 Geschäftsjahre darf diese Grenze einmalig um bis zu 15% überschritten werden. Kleinunternehmer müssen zwar Rechnungen schreiben, sind aber von der Umsatzsteuer befreit und müssen diese nicht an das Finanzamt abführen. Im gleichen Zug dürfen Kleinunternehmer aus Österreich auch keine Vorsteuer von den Unternehmensausgaben abziehen.

Trotzdem gibt es Kleinunternehmer die mit einer beantragten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) ihre Rechnungen schreiben. In diesem Falle muss eine Zusatzangabe auf der Rechnung vermerkt werden. Diese weist ausdrücklich auf die Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer hin. Diese Form der Rechnungslegung wird häufig bei Auslandsrechnungen benutzt, die Dienstleistungen oder Warenlieferungen ins Ausland betreffen.

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