In Österreich können Unternehmer die Reisekosten der Geschäftsreise absetzen. Damit schmälern nicht nur die gefahrenen Kilometer, sondern auch die Reisespesen, wie Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft sowie weitere Nebenspesen den zu versteuernden Gewinn. Wir erklären, wie Sie die nächste Dienstreise richtig absetzen und mit Pauschbeträgen bei der Steuererklärung sparen können.
Was kann als Reisekosten abgesetzt werden?
Wer geschäftlich unterwegs ist, darf die Reisekosten der Dienstreise absetzen. Für das Finanzamt sind die Reisekosten ein Sammelbegriff für verschiedene Aufwände:
1. Fahrtkosten
Dazu gehören Fahrten mit dem Pkw (Dienstwagen, Mietwagen), Flüge, Taxifahrten, Bahnfahrten und Fahrscheine für öffentliche Verkehrsmittel.
2. Verpflegung
Auch die Kosten für Essen, Snacks aus der Raststätte und Getränke können bei der Steuererklärung angegeben werden.
3. Nächtigungsaufwand
Bei der mehrtägigen Dienst- oder Geschäftsreise zählen auch die Übernachtungskosten für Hotel, Pension oder Airbnb zu den abzugsfähigen Aufwendungen.
4. Nebenspesen, wie etwa die Telefonkosten unterwegs oder die Parkgebühren.
Was ist eine Dienstreise?
Im Sinne des Einkommensteuergesetzes wird eine Dienstreise angetreten, sobald ein beruflicher Auftrag außerhalb des üblichen Dienstortes ausgeführt wird.
Weitere Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit der Dienstreise sind:
– Einfache Fahrtstrecke von mindestens 25 km
– Reisedauer von mehr als drei Stunden.
Die Dienstreise kann mit einem privaten oder geschäftlichen Fahrzeug (Pkw, Motorrad) angetreten werden. Auch mit dem Mietwagen oder einem Fahrrad geht es in Österreich auf Geschäftsreise.
Die Fahrtkosten für die Geschäftsreise absetzen
Nach dem Steuergesetz fallen Fahrtkosten für die Fahrten zwischen Wohnort und Dienstort an. Der Unternehmer kann alle beruflich getätigte Fahrten wie die Dienstfahrt oder die Geschäftsreise absetzen.
In die Reisekosten der Steuererklärung gehen die Flug- und Bahntickets oder die Taxi-Quittungen als Fahrtkosten ein. Bei Fahrten mit dem Pkw können Sie eine Pauschale von 0,42 Euro pro km für die Dienstreise absetzen. Alle weiteren Kosten, wie etwa die Mautgebühren, sind mit der Kilometerpauschale für das Privatfahrzeug abgegolten.
Handelt es sich um einen privaten Pkw, darf die amtliche Kilometerpauschale von 0,42 Euro nur angesetzt werden, wenn das Fahrzeug nicht mehr als 50 Prozent für dienstliche Zwecke genutzt wird. Als Nachweis dient das Fahrtenbuch. Beim Firmenwagen können Sie ohnehin die tatsächlichen Kosten (z. B. Tankbelege) für die Geschäftsreise absetzen.
Achtung: Das Kilometergeld ist in Österreich auf 30.000 Kilometer bzw. 12.600 Euro beschränkt. Mit dem Fahrrad können Sie jährlich bis zu 570 Euro bzw. 1.500 Kilometern als Dienstreise absetzen.
Die Nächtigungskosten auf der Geschäftsreise absetzen
Wer dem Finanzamt nicht die Belege für die Übernachtungskosten vorlegen möchte, kann den Pauschalbetrag geltend machen. Innerhalb von Österreich können Sie pro Tag 15 Euro für Nächtigungskosten auf Ihrer Geschäftsreise absetzen. Auch wer bei den Großeltern übernachtet, kann den Nächtigungen-Pauschalbetrag für die Dienstreise geltend machen. Für alle anderen Übernachtungen legen Sie dem Finanzamt einfach die Rechnungen des Hotels, der Pension oder der Airbnb-Unterkunft vor.
Verpflegungsmehraufwand – Essen unterwegs
Die Geschäftsreise macht hungrig und das Steuergesetz fasst die Ausgaben für Mahlzeiten und Getränke als Verpflegungsmehraufwand zusammen. Belege werden nicht gebraucht, denn der Unternehmer kann eine Verpflegungspauschale auf seiner Dienstreise absetzen – sofern er mehr als drei Stunden unterwegs ist. Bei kürzeren Dienstreisen darf die Pauschale nicht angesetzt werden.
Der pauschale Tagessatz für den Verpflegungsmehraufwand beträgt 26,40 Euro – für Reisen von mehr als 11 Stunden. Für Reisen von mehr als 3 Stunden kann für jede weitere Stunde ein Pauschbetrag von 2,20 Euro angesetzt werden.
Beispiel 1: Dienstreise in Österreich (von 08:00 bis 17:00 Uhr)
9 Stunden ./. 3 Stunden = 6 Stunden x 2,20 Euro
Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand = 13,20 Euro
Beispiel 2: Dienstreise in Österreich (von 08:00 bis 20:00 Uhr)
Ganztägige Verpflegungspauschale (mehr als 11 Stunden) = 26,40 Euro
Achtung: Wer sich länger als fünf Tage am gleichen Einsatzort aufhält, darf dem Finanzamt keine Verpflegungspauschale in Rechnung stellen. Dies gilt auch für Unternehmer oder Arbeitnehmer, die unregelmäßig am Einsatzort tätig sind. Halten sie sich dort mehr als 15 Tage im Jahr auf, wird der Einsatzort zum “Mittelpunkt der Tätigkeit”.
Nebenspesen
Auch andere Kosten können Sie während der Dienstreise absetzen, wie beispielsweise:
– Telefonkosten
– Internetzugang
– Trinkgelder (Nachweis erforderlich, z.B. Rechnung oder Kreditkartenauszug)
Das Finanzamt erkennt jedoch nicht Freizeitunterhaltungen oder die Nutzung von Online-Casinos, wie etwa dem Casimba, an.
Zweck der Reise – auch Fortbildungen absetzen
Auch eine Berufsfortbildung im Ausland können Sie als Reisekosten einer Geschäftsreise absetzen. Fahren Sie zu einem Interessenten, um dem Unternehmen einen neuen Auftrag zu sichern oder stellen Sie sich bei einem neuen Arbeitgeber vor, können Sie auch diese Reisekosten von der Steuer absetzen.
Bei der Dienstreise ist der Zweck der Reise ausschlaggebend. Eine berufliche Veranlassung (z.B. Vorstellungsgespräch, Unternehmenspräsentation) ist immer dann gegeben, wenn der Arbeitgeber den Auftrag zur Geschäftsreise erteilt. Bei Selbständigen ist hingegen jede Fahrt betrieblich bedingt.
Fahrtenbuch führen
Um nachzuweisen, dass es sich um eine betriebliche Fahrt bzw. um ein privates Fahrzeug und nicht um ein Firmenfahrzeug handelt, wird das Fahrtenbuch geführt. Es belegt, dass das Fahrzeug ein Privatfahrzeug ist, wenn es weniger als 50 Prozent für betriebliche Fahrten genutzt wird. Im Fahrtenbuch des Kraftfahrzeugs wird für jede Fahrt festgehalten, ob es sich um eine dienstliche oder eine private Tour handelte:
– Reisedatum
– Zweck der Reise
– Abfahrts- und Ankunftszeiten
– Ausgangspunkt und Ziel der Reise
– Reiseweg
– Zurückgelegte Kilometer
– Unterschrift des Dienstreisenden
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